Rozliczenie podróży służbowych a PIT pracownika

Czy wyjazd służbowy i związane z nim świadczenia mogą być korzyścią majątkową i powinny podlegać opodatkowaniu?

 

W myśl ogólnej definicji określonej w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem są – co do zasady – “otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń”. Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, iż w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu. Wszelkiego rodzaju świadczenia uzyskane w  ramach stosunku pracy stanowią przychód pracownika – opodatkowany lub korzystający ze zwolnienia.

 

Tak więc diety oraz inne otrzymane przez pracownika należności z tytułu podróży służbowych stanowią co do zasady przychód ze stosunku pracy, a więc podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jednakże należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej stawek strefy budżetowejkorzystają ze zwolnienia i nie są ani opodatkowane, ani oskładkowane. Oznacza to, że jeśli pracownik otrzymał dietę w wysokości równej limitom bądź niższą, otrzymana należność nie zostanie obniżona o zaliczkę na podatek dochodowy i składkę ZUS.Przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi: wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas: a) podróży służbowej pracownika, b) podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Tym samym ustawodawca ograniczył zwolnienie z podatku diet i innych należności za czas podróży służbowej tylko do limitów określonych w odrębnych przepisach.

 

Przepis ten to obowiązujące od 1 marca 2013 znowelizowane rozporządzenie  Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jedno rozporządzenie dotyczy zarówno delegacji krajowych, jak i zagranicznych.

 

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami, np.w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę, obowiązujące w danej firmie Zakładowe regulacje nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu takiej podróży określonej dla pracownika sfery budżetowej. Ale pracodawca może przyznać pracownikom wyższe stawki diet i innych należności z tytułu podróży niż przewidziane w rozporządzeniu dla strefy budżetowej. W takim przypadku nadwyżka ponad te limity będzie stanowiła przychód pracownika ze stosunku pracy. Pracodawca będzie musiał od tej nadwyżki  pobrać zaliczkę na PIT oraz naliczyć składki ZUS.